Come gestire gli Audit: quattro consigli semi-seri

Come gestire gli Audit: quattro consigli semi-seri

Uno dei momenti caldi nella vita di un’azienda certificata è senz’altro quello della periodica visita degli auditors dell’Ente certificatore.
Eccovi alcuni consigli semi-seri che, ci auguriamo, potranno evitarvi dolorosi scivoloni.

Le prime visite sono sempre un salto nel buio perché voi non conoscete il Certificatore ed il suo modus operandi (oltre che il suo carattere) e lui non conosce il vostro Sistema Qualità. Una soluzione che raccomandiamo è quella di organizzare, se possibile, una visita preliminare, la quale, appunto, precede l’avvio delle pratiche ufficiali per il rilascio del Certificato.
Il nostro consiglio è di richiedere una preliminare non appena riterrete di aver concluso le attività fondamentali, senza preoccuparvi se qualche dettaglio è ancora incerto. Anzi, lo scopo della visita preliminare è proprio quello di definire le cose ancora mancanti, sfruttando i rilievi che il Certificatore vi farà. Spetterà a voi portarlo sui buchi del Sistema Qualità in modo da capire come riempirli. L’occasione sarà utile per fare la conoscenza del Certificatore ed imparare quindi come meglio gestirlo in seguito.

La visita iniziale e la verifica documentale fanno storia a sé; i consigli che seguono, quindi, possono essere applicati anche in queste occasioni, ma sono particolarmente validi per le successive sorveglianze (qualora vi venga posta la scelta di sorveglianze annuali o semestrali, il nostro suggerimento è di preferire queste ultime; dopo dodici mesi di letargo sarà veramente difficile risvegliare il mostro).

Consiglio 1 – La tua bocca è il tuo peggior nemico!

«Scusi, sa che ore sono?»
«Sì»

Questo è l’esempio standard che molti Certificatori utilizzano per spiegare alle loro sprovvedute vittime quanto sia pericoloso arricchire una risposta o andare fuori tema, specie se l’intento è di mascherare qualcosa.

Quindi:

1. capire esattamente la domanda;

2. rispondere con precisione, senza cercare di aggiungere nulla a quanto vi è stato chiesto;

3. nel caso in cui non siate in grado di seguire il punto 2., tentate una diversione chiedendo “chiarimenti”, dopodiché, se nulla cambia, allargate le braccia e affidatevi alla pietà del vostro interlocutore, ma CON LA BOCCA CHIUSA.

Corollario al consiglio 1. Evitare accuratamente di inserire, tra gli interlocutori del Certificatore, persone eccessivamente verbose, o che prendano facilmente fuoco o che, per così dire, abbiano la tendenza a mettere da sole la testa sul ceppo del carnefice.

Consiglio 2 – Prevenire è meglio che curare!

Non c’è niente da fare: le visite vanno “preparate” (se capite cosa vogliamo dire …).
Come già accennato, i risultati migliori si ottengono nelle sorveglianze, quando ormai lo stile del vostro Certificatore si sarà rivelato.
Il bello delle sorveglianze è che conoscete prima gli argomenti e perciò sapete già dove, bene o male, si andrà a parare.

Quindi:

– Se avete scheletri nell’armadio, fate in modo che l’armadio sia ben chiuso e custodito.
E’ comunque possibile che veniate pescati: sarà allora necessario organizzare un’azione diversiva, la quale deve però avere buone probabilità di successo, altrimenti tornate al punto 3. del consiglio 1.

– Ogni visita prevede sempre escursioni ‘in campo’ (magazzini, reparti, officina, …); spesso il Certificatore lascia a voi decidere quale percorso seguire e dunque studiatelo con attenzione, posizionate nei punti critici collaboratori fidati (ma soprattutto “eliminate” quelli a rischio) e, nei limiti del possibile, fate in modo che nel giorno della visita non vengano programmati eventi o produzioni potenzialmente pericolosi.

– Controllate che la carta (documenti, registrazioni, verbali …) interessata dalla visita sia al suo posto o sia in ogni caso facilmente reperibile. Il Certificatore si arrabbia parecchio se vi vede frugare affannosamente nei cassetti: il fatto di bofonchiare “Strano! E’ sempre stata qui!” vi assicuriamo che non serve a nulla.

E soprattutto: EVITATE DI SPIEGARE LA NORMA AL CERTIFICATORE !!!

Se avete reali dubbi sulla sua capacità (e se non siete clienti abbastanza importanti da chiedere che il Certificatore venga trasferito), la soluzione migliore è cambiare fornitore.

Consiglio 3 – Piano con le bugie!

Com’è noto, in amore, in guerra e durante gli audit, tutto è lecito.
Del resto, nel caso la vostra etica vi dovesse creare qualche problema, parlatene apertamente con la vostra Alta Direzione la quale, ne siamo certi, non mancherà di ricordarvi che «Siete pagati anche per questo!».

Quindi: qualche spiritosa invenzione va bene, ma solo se è motivata e ben preparata.

Da evitare, ad esempio, le bugie croniche: se vi pizzicano una volta, non ripetete lo stesso errore. Idem dicasi per quelle grossolane, che anche il miglior Certificatore non potrebbe fare a meno di rilevare.

Va detto a questo proposito (o almeno questa è la nostra esperienza) che i Certificatori sono, normalmente, uomini di mondo che conoscono i problemi di chi lavora. Loro sanno bene che voi racconterete qualche bugia, voi sapete che loro sanno e loro sanno che voi sapete: si tratta di un tacito accordo tra gentiluomini, quindi comportatevi come tali.

Consiglio 4 – LA FINE

Al termine della visita, il Certificatore vi consegnerà il suo rapporto, con RAC (Richiesta di Azione Correttiva) e raccomandazioni (evitare atteggiamenti tipo “mercato delle vacche”: «questa RAC va bene, però mi tolga quella…»!)

Questo è un momento realmente importante, nel corso del quale dovete cercare di capire bene quali sono le mancanze rilevate e quali possono essere le soluzioni da attuare. (E’ noto che i Certificatori non possono dare consulenza, ma, come abbiamo detto, sono uomini di mondo!).

Note finali

L’articolo è tratto dal volume LA QUALITA’ NELL’INDUSTRIA ALIMENTARE (le Guide Food – Ed. Taro)

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Dott. Alfredo Clerici
Tecnologo Alimentare

Newsfood.com

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